Dentro de una empresa o cualquier tipo de negocio es fundamental que haya una buena organización: las compañías que establecen una gestión de proyectos efectiva ahorran 28 veces más dinero que las que no lo hacen. Es por eso que lo ideal es que cada una de las áreas de trabajo estén sincronizadas y que cada quien sepa cuál es su labor dentro del plan. Para eso funciona precisamente el kick off meeting, ya sea que se realice de forma presencial o virtual.
El concepto kick off se ha tomado del mundo del fútbol y se refiere a la primera patada que se da al balón para iniciar el juego. En el ámbito de los negocios se toma también como el principio de un nuevo proyecto; es ese impulso, esa energía que busca motivar a todos los participantes a caminar hacia una misma meta.
A continuación te mostraremos todo lo que debes saber del kick off.
¿Qué es un kick off meeting?
Una kick off meeting es una junta presencial o virtual donde se presenta una idea. Explica el plan de acción para un nuevo proyecto. Participan los colaboradores elementales para la organización y ejecución de los objetivos. Se realiza para los clientes de una compañía, así como para los integrantes de la misma.
¿Por qué debes cuidar la reunión inicial o kick off meeting de tu proyecto?
¿Qué pasa cuando dentro de un equipo de trabajo cada quien va por su parte? Es muy difícil que los resultados sean los deseados, surgen malentendidos y, por lo tanto, equivocaciones. Por eso la comunicación interna de una empresa es elemental para el desarrollo de nuevas ideas, ya que estas permiten la renovación y actualización.
Si no hay un kick off meeting o si este no es completo, aumentan las probabilidades de que el proyecto fracase o que el cliente lo rechace. Entonces todos los recursos y tiempo invertido se perderán. Así que lo mejor es trabajar bien las fases preliminares de una reunión inicial de un proyecto, antes de que lo expongas frente a las demás personas que van a participar en él. Con esto se evitan errores y se tiene más control sobre el desarrollo.
Esta reunión de kick off meeting es diferente a cualquier otra; no debes improvisar, sino planificar y cuidar todos los detalles. Si la ejecutas eficientemente ten por seguro que podrás definir tiempos, objetivos, alcances, recursos y demás elementos para tu proyecto; podrás delegar más fácilmente, tendrás visibilidad y control de los avances.
En suma, ahorrarás recursos, tiempo y estarás mejor organizado para cumplir con los objetivos del proyecto en todos sus aspectos. Si asimilas esta práctica para cada uno de los proyectos en tu empresa se hará parte del ADN de tu negocio. Esto te llevará a que sea más rentable, productivo y competitivo.
5 claves para planear tu reunión kick off
1. Revisa los resultados previos
Para la realización de un kick off meeting efectivo hay varios temas que debes tener presentes; estos te ayudarán a ganar confianza y a tener éxito en tu junta.
Esta parte se refiere a analizar hasta el momento cuáles son los resultados que has tenido con los proyectos anteriores. A partir de ello podrás encontrar pistas de aspectos que puedes mejorar, al plantear nuevas soluciones en tu kick off. Así tienes un panorama de qué puedes continuar haciendo y qué no funciona para corregirlo o eliminarlo.
2. Analiza las tendencias del mercado
Las actualizaciones no deben parar: debes estar al pendiente de la transformación de las tendencias que se están presentando en tu área de negocio, qué nuevas tecnologías se están implementando, cómo se está manejando la publicidad y en qué están enfocados tus consumidores hoy en día. También vale la pena observar a otras marcas para saber qué hacen y qué les está funcionando, a manera de inspiración; no se trata de plagiar ideas.
3. Atiende las expectativas
Aquí debes tener en cuenta tanto las expectativas de tu negocio como las de tus clientes. En tu kick off explica cómo se van a cumplir. Es necesario fijar cuáles son las más importantes dentro de todas y, claro, debes ser objetivo al momento de hacerlo. Se vale que las ganas de crecer estén siempre presentes; sin embargo, hay que tomar en cuenta los tiempos y recursos que requieren tus metas.
4. Plantea las ideas
Es imprescindible que las mentes más creativas y estratégicas de tu organización participen en esta parte. En equipo es más fácil encontrar las mejores alternativas que presentarás en el kick off meeting. Aquí entran en juego todo tipo de sugerencias constructivas. Aparte de ello también puedes generar una lluvia de ideas o un debate sobre los pros y los contras de las ideas que se están planteando. No pierdas de vista los factores de riesgo que se pueden presentar en un futuro.
5. Define qué, cómo y cuándo
Una vez que ya recorriste todos los puntos anteriores, es cuando tu kick off empieza a tomar forma. A partir de entonces puedes determinar qué es lo que estás buscando, cuál es el propósito, de qué manera se va a realizar, cuáles son los pasos a seguir, quiénes van a ser parte del proyecto y cuáles son los plazos establecidos para cada una de las etapas del proyecto. Esta parte debe ser muy clara y concisa; es la base para explicar los presupuestos.
Los 7 pasos de una agenda de reunión kick off
Una vez que tengas todo preparado, es momento de que te enfoques en la forma para presentar tu kick off meeting. Estar organizado será fundamental, pero la actitud que muestres lo determinará todo; así que debes ser firme, pero entusiasta, que generes confianza e inspires a los demás.
Mira los pasos necesarios para tener una agenda de kick off típica, tanto si se va a dirigir a clientes o a tu equipo de trabajo. Esto solamente es un ejemplo de cómo construirla, pero tienes la libertad de explotar tu creatividad para hacer tu presentación de forma que conectes con las personas a quienes les presentas.
1. Presenta a los participantes
Es importante que presentes a todos los miembros del equipo de trabajo y menciones cuál es su cargo dentro de la empresa, sobre todo si es un kick off meeting para clientes nuevos. De esta forma sabrán con quién van a trabajar y a quién dirigirse para tratar los diferentes aspectos del proyecto. También es parte de la formalidad y profesionalismo de los negocios.
2. Pon a todos en contexto
Para presentar tu idea es sustancial que hables de dónde surgió, así como expliques cuál es la situación actual, cuáles son los cambios y sucesos que se están presentando. A partir de ello plantea cuál es la transformación que se busca con el proyecto. Esta parte es donde vas a sustentar tu idea, es decir, mostrar en qué estás basando tu reunión inicial.
3. Muestra los propósitos
Aquí es donde corresponde hablar de qué va a pasar con este proyecto y cuál es el objetivo principal. Es muy significativa la forma en la que se abordará esta parte: es preciso que muestres seguridad, determinación, confianza y compromiso con el proyecto. Debe ser una motivación tan genuina que impulses a todos los que estén en la reunión.
4. Explica el desarrollo
Detalla en qué consiste cada una de las etapas del proyecto, de principio a fin, de manera resumida y clara. Asimismo, habla de qué se espera de cada una de las partes involucradas, tanto de los clientes como de los colaboradores en la empresa (en esta parte puedes emplear una matriz RACI). Tienes que buscar que los otros se comprometan tanto como tú en todo el desarrollo.
5. Presenta el cronograma
Es donde todos deben prestar especial atención, pues es la guía del plan de acción que se llevará a cabo. El formato del cronograma refleja la organización que se tiene en la gestión de proyectos: las fechas límite, previamente establecidas con sensatez, tiempos de entrega, avances, revisiones, etcétera. Esto también le ayudará al cliente a aterrizar los resultados que va a obtener a corto y largo plazo.
6. Brinda un mensaje final
Es momento de concluir y cerrar con éxito el kick off meeting. Si es necesario, presenta un breve recuento de los puntos más importantes o al menos la idea central del proyecto. Refuerza con alguna imagen o una frase que exprese la esencia de la junta; busca algo que pueda conectar con el propósito principal.
7. Abre un espacio para preguntas
Debes abrir un espacio para responder a preguntas, pero que sea de forma controlada y breve. Toma todo cuestionamiento o comentario de forma proactiva y como una oportunidad para obtener una valiosa retroalimentación.
Si inviertes tiempo en preparar tu kick off meeting tienes más posibilidades de éxito. Tanto tu organización como tus clientes podrán entrar más rápido en sintonía unos con otros. Es el momento perfecto para motivarlos, para que se comprometan de forma positiva con las tareas que le corresponden y así obtener resultados más que satisfactorios. Una junta inicial es la base de todo proyecto.
